委託書徵求人及代為處理徵求事務者申報辦理徵求事務人員事宜
主旨:有關本公司受理股東會委託書徵求人及代為處理徵求事務者申報辦理徵求事務人員事宜,詳如說明,請 查照。
說明:
一、依據金融監督管理委員會(以下簡稱主管機關)於104年3月4日發布施行之「公開發行公司出席股東會使用委託書規則」(以下簡稱委託書規則)第7條之2規定,徵求人及代為處理徵求事務者應向主管機關指定之機構申報各徵求場所辦理徵求事務人員之資料。
二、本公司為受理股東會委託書徵求人及代為處理徵求事務者申報各徵求場所辦理徵求事務人員資料之機構,為使申報作業統一,爰訂定「股東會委託書徵求場所人員任職/異動申報書」及「徵求場所辦理徵求事務人員名冊」等申報書表(如附件1),供徵求人及代為處理徵求事務者辦理人員申報作業。
三、申報人之申報作業程序如下:
(一)採親送或掛號郵寄方式申報者,請檢附申報人簽章之申報書及辦理徵求事務人員名冊。人員名冊得為紙本或電子檔案形式,如為電子檔案形式,依本公司指定檔案格式(如附件2)製作並予加密後儲存於資料光碟。
(二)採電子郵件方式申報者(電子信箱:audit@tdcc.com.tw),請檢附申報書及人員名冊。申報人於申報書簽章後,製作成PDF檔案格式;人員名冊依本公司指定檔案格式(同附件2)製作並予加密。
四、依委託書規則之規定,徵求人及代為處理徵求事務者應於徵求場所人員辦理徵求事務前,向本公司辦理人員申報事宜。申報書表及檔案規格說明書,請至本公司網站(網址:http://www.tdcc.com.tw)之「公告事項」下「函文公告」查閱及下載,或至本公司網站首頁右方標題區之「股務單位查核審查作業暨歷年常見缺失事項」下「申請表單」查閱及下載。