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公司法第203條規定每屆第1次董事會召集程序之疑義

按董事長對內為股東會、董事會之主席,對外代表公司(公司法第208條),故董事長之產生關係公司運作,至為重要。又依公司法第203條第1項規定:「董事會由董事長召集之。但每屆第1次董事會、由所得選票代表選舉權最多之董事召集之。每屆第1次董事會應於改選後15日內召開之。」其目的在於使公司儘速選出董事長,以利行使職權,故每屆第1次董事會議程,應優先選出董事長行使職權;至該次會議可否安排其他議案討論,法無限制。

(105.09.19 經商字第10502428560號函)
 
公司董事得查閱、抄錄公司股東名簿

一、 按公司法第210條第1項及第2項規定:「除證券主管機關另有規定外,董事會應將章程及歷屆股東會議事錄、財務報表備置於本公司,並將股東名簿及公司債存根簿備置於本公司或股務代理機構」(第1項);「前項章程及簿冊,股東及公司之債權人得檢具利害關係證明文件,指定範圍,隨時請求查閱或抄錄」(第2項)。準此,股東名簿係由董事會所備置,先為敘明。
二、次按公司法第192條第1項規定:「公司董事會,設置董事不得少於3人,由股東會就有行為能力之人選任之」;同法第202條規定:「公司業務之執行,除本法或章程規定應由股東會決議之事項外,均應由董事會決議行之」。是以,公司係由董事組成董事會執行公司業務,同法第8條第1項乃規定,董事為股份有限公司之負責人。而非僅以董事長為公司負責人,董事得查閱、抄錄股東名簿,自不待言。
三、末按公司之股務代理機構與公司屬民法代理關係,董事得查閱、抄錄前開章程及簿冊,並不因公司將該章程及簿冊備置於股務代理機構而有不同。


(105.05.27 經商字第10502415500號函)
 
召集權人得辦理股東會召集相關事項

一、股東依公司法第173條規定取得股東臨時會召集權後,為辦理股東會召集相關事宜,可依公司法第210條第1、2項規定檢具利害關係證明文件,指定範圍,向公司或股務代理機構請求查閱或抄錄股東名簿,至於抄錄股東名簿,除影印外,亦得以光碟或儲存媒體方式為之,惟股東應盡保密之責。
二、股東依公司法第173條規定召集股東臨時會,既屬該次股東臨時會之召集權人,於不違反許可事項範圍內,原則上得辦理股東會召集之相關事項。如公司董事會不配合召集權人依公司法第172條規定辦理股東會召集通知之印製、寄發,召集權人可自行為之。


(98.10.27 經商字第09802148630號)
 
自行召集股東臨時會者在董事不配合時可辦理相關事項

一、股東依公司法第173條規定獲得主管機關許可自行召集股東臨時會者,即屬該次股東臨時會之召集權人。前經本部98年10月23日經商字第09800677480號函釋在案。該股東既屬該次股東臨時會之召集權人,於不違反許可事項範圍內,原則上得辦理股東會召集之相關事項。如公司董事會不配合召集權人依公司法第172條規定辦理股東會召集通知之寄發、第177條規定印發委託書及收受委託書、第177條之3編製股東會議事手冊、第183條規定分發股東會議事錄予各股東、第192條之1受理董事候選人名單(許可事由係改選董事之情形),召集權人均可自行為之。至於依第172條之1規定受理股東提案一節,因僅股東常會始有股東提案之受理,故不得為之。又第182條之1訂定議事規則一節,因議事規則公司已訂定,故亦不得為之。
二、股東依公司法第173條規定取得股東臨時會召集權後,為辦理股東會召集相關事宜,可依公司法第210條第1、2項規定檢具利害關係證明文件,指定範圍,向公司或股務代理機構請求查閱或抄錄股東名簿。出席股東會使用委託書之用紙,以公司印發者為限;公司寄發或以電子文件傳送委託書用紙予所有股東,應於同日為之。


(98.10.27 經商字第09800684960號)
 
假決議之股東會通知對象

一、按公司法第175條規定:「出席股東不足前條定額,而有代表已發行股份總數三分之一以上股東出席時,得以出席股東表決權過半數之同意,為假決議,並將假決議通知各股東,於1個月內再行召集股東會,其發有無記名股票者,並應將假決議公告之(第1項)。前項股東會,對於假決議,如仍有已發行股份總數三分之一以上股東出席,並經出席股東表決權過半數之同意,視同前條之決議(第2項)」。依上開規定為假決議後,於1個月內再行召集第2次股東會時,性質上應係延續第1次股東會,且既為普通決議之權宜措施,是以毋庸重新依同法第165條辦理股票停止過戶,而以第1次股東會之股東為開會通知對象。
二、再行召集之股東會,僅得就假決議再為表決,不得修改假決議之內容而為決議,否則即失再行召集股東會加以確認第1次決議之本意,故再行召集之股東會,其議案自應沿用上次股東會之議案,亦無重新依同法第172條之1公告受理股東提案及依第192條之1公告受理董事候選人提名之問題,況董事選舉並無假決議之適用。
三、第1次股東會之股東,原所為委託行為於第2次股東會是否仍有效力一節,應視委託書記載之股東委託行使事項範圍而定,除委託書載明委託行使範圍不及於假決議後再行召開之股東會關於股東權行使事項之意旨外,其原委託行為仍有其效力。惟本人(股東)如欲撤銷前委託,應依相關法令規定辦理。


(經濟部99.01.12經商字第09902400130號函)
 
被分割公司或其股東應均得行使表決權

一、公司分割後,既存或新設公司所發行之新股或股份,得由被分割公司或其股東取得,或由二者取得,則被分割公司或其股東如均取得既存或新設公司所發行之新股或股份,則於被分割公司之股東會(亦即新設公司之發起人會議)訂立新設公司之章程及選舉新設公司之董事及監察人時,被分割公司或其股東應均得行使表決權。
二、股東會議事錄之記載,有關討論分割計畫之出席股數及表決權數,係以被分割公司之出席股數及表決權數為準,至於討論新設公司之章程及選舉新設公司董監事案,係依被分割公司及其股東持有新設公司之股數及表決權數為準,進行表決及選任事宜,應在同份股東會議事錄分別清楚記載出席股數及表決權數。


(99.1.12 經商字第09902400410號)
 
股東會召集通知載明修正章程,股東得提議增修條項

依公司法第172條第5項規定,變更章程應在召集事由中列舉,不得以臨時動議提出,合先敘明。至於公司股東會開會通知書之召集事由既已載明修改章程。爰此,股東就該修正章程案,得以提議增修章程條項內容檢附最高法院72年度台上字第113號判決1份,請參考。


(99.5.27 經商字第09902061930)
 
以臨時動議提出減資議案

按公司法第第168條第1項前段規定:「公司非依股東會決議減少資本,不得銷除其股份;減少資本,應依股東所持股份比例減少之」;同法第172條第5項規定:「選任或解任董事、監察人、變更章程、公司解散、合併、分割或第185條第1項各款之事項,應在召集事由中列舉,不得以臨時動議提出」(本部92年2月6日經商字第0920205640號函釋,)。是以,除其他法令有特別規定外,非屬上開規定事項,股東得於股東會議以臨時動議提出減資議案,而由股東會以普通決議行之。


(98.4.21 經商字第09802047330號)
 
變更章程應於召集通知之召集事由中列舉不得以臨時動議提出

一、公司法第172條第5項規定:「?變更章程,應在召集事由中列舉,不得以臨時動議提出。」其立法意旨係以變更章程為召集事由者,應於召集通知之召集事由中列舉,未載明者,不得以臨時動議提出之意,非謂應將擬修正之章程條項詳列。(最高法院72年度台上字第113號判決)
二、至於所詢案內公司召開之股東臨時會,主席僅報告:「章程修改內容業經董事會通過」,惟並未說明章程修改之實際內容,即請在場股東鼓掌通過,並無計算贊成與反對之表決權數,亦無從得知在場鼓掌與不鼓掌股東所持有或代表之股份數多寡一節,允屬公司法第189條之規範範疇,個案上,該股東會決議方法是否有違反上開規定情事,允屬司法機關認事用法範疇,股東得自決議之日起30日內,訴請法院撤銷其決議,由法官本其確信之法律見解為裁判。


(98.12.16 經商字第09802170230號)
 
董事會通知係採發信主義

公司法第204條規定:「董事會之召集,應載明事由,於七日前通知各董事及監察人??」,所謂「七 日前」,應適用民法第119條、第120條第2項不算入始日之規定,自通知之翌日起算至開會前一日, 算足公司法所定期間。例如公司訂於3月18日召開董事會,依公司法第204條規定應於7日前通知各 董事及監察人,則至遲應於3月10日即應通知,而該通知係採發信主義。隨函檢附本部95年7月14日 經商字第09502101500號函及93年6月4日經商字第09302084840號函影本供參考。


(99.4.9 經商字第09902036620號)
 
法人董事之委託

按公司法205條第1項規定:「董事會開會時,董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理 者,不在此限」。是以,如公司章程載有董事得委託其他董事代理出席董事會之相關規定,而甲、 乙公司為該公司之法人董事,乙法人董事指派自然人A君出席董事會,甲法人董事如不克出席董 事會,得委託乙法人董事,而由A君同時行使甲、乙法人董事之職權。


(98.2.18 經商字第09802016080號)
 
二法人董事得否指派同一自然人

按公司法205條第1項規定:「董事會開會時,董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理 者,不在此限」。是以,如公司章程載有董事得委託其他董事代理出席董事會之相關規定,而甲、 乙公司為該公司之法人董事,乙法人董事指派自然人A君出席董事會,甲法人董事如不克出席董 事會,得委託乙法人董事,而由A君同時行使甲、乙法人董事之職權。


(98.2.19 經商字第09800522520號)
 
五分之一以上當選董事繼續召集

公司法第203條第5項規定:「得選票代表選舉權最多之董事,未在第2項或前項限期內召集董事會 時,得由五分之一以上當選之董事報經主管機關許可,自行召集之」。上開第5項規定,仍有同條第 4項規定之適用,即第1次董事會之召集,出席之董事未達選舉常務董事或董事長之最低出席人數 時,原召集人應於15日內繼續召集,並得適用第206條之決議方法選舉之。


(98.2.3 經商字第09802010460號)
 
計算董事會開會之法定門檻

法人股東依公司法第27第2項規定,由其代表人當選為董事,該代表人如辭任,在法人股東尚未依 同條第3項改派其他代表人時,於計算董事會開會之法定門檻時,以實際在任者為準,故該席董事 應予扣除。


(98.5.21 經商字第09802065860號)
 
公司章程刪除獨立董事條文原選任之獨立董事應予解任

上市櫃公司如於98年度股東會決議修改公司章程刪除獨立董事條文,99年度全面改選董事,若該 章程未明定適用日期或條件,原已選任登記之獨立董事應予解任,以符合章程之規定。


(98.6.23 證期(發)字第0980030609)
 
公司撤銷公開發行後,獨立董事當然解任

經洽准行政院金融監督管理委員會98年6月18日金管證發字第0980011787號函略以:「考量獨立董 事及審計委員會係證券交易法之特別規定,故公司撤銷公開發行後,獨立董事似宜當然解任」,又 公司法並無獨立董事之規定,是以,所詢請參照行政院金融監督管理委員會意見辦理。


(98.7.3 經商字第09800603050號)
 
電話或口頭通知皆無法載明事由

按公司法第204條規定:「董事會之召集,應載明事由,於7日前通知董事及監察人。但有緊急情事 時,得隨時召集之」。但書規定「有緊急情事,得隨時召集之」,乃指有緊急情事時,得不於7日前 通知召集,並未排除載明事由之規定。準此,鑒於「電話或口頭通知」皆無法載明事由,登記實務 上,不准類此之章程登記。又基於應載明事由之規定,倘公司章程規定之董事會召集通知,係以電 子郵件(E-mail)或傳真為之者,尚無不可。


(98.7.17 經商字第09802090850號)
 
章定3席董事,其第3席董事有2位得相同選票之處理

依公司法第198條規定,由所得選票代表選舉權較多者,當選為董事。是以,本案公司章程訂定3 席董事,若第三席董事有2位候選人得相同選票時,由該2人自行協調其中1人當選董事,若無法協 調,則第三席董事從缺。


(98.6.23 證期(發)字第0980030609)
 
監察人自應親自列席董事會

公司於90年11月12日修正增訂第218條之2第1項規定:「監察人得列席董事會陳述意見。」其立法理 由係基於監察人為公司業務之監督機關,而妥善行使監督職權之前提,須先明瞭公司之業務經營 狀況,若使監察人得列席董事會,則往往較能及早發覺董事等之瀆職行為,故賦予監察人亦有參 加董事會之權利。是以,監察人自應親自列席董事會,俾發揮監督功能。至具體個案,如有爭議,請 循司法途徑解決。前經本部94年9月27日經商字第09402143110號函釋在案。準此,監察人應親自列 席董事會,不得委託第三人代理或攜同第三人列席董事會。


(98.12.9 經商字第09802166680號)
 
股務代理機構應提供少數股東或監察人召開股東會所需股東名簿等資料

甲公司監察人召集股東會,甲公司原股務代理機構為A,本次股東會監察人委任股務代理機構B辦理股務事項,集保公司同時將甲公司股東名冊提供予A及B二家股務代理機構。值此,股東會之召集權人(少數股東或監察人),自可向受委任之B股務代理機構索取股東名冊。惟如B股務代理機構考量其僅為本次股東會之股務代理機構,為維持股務中立或礙於其他因素,尚難提供股東名簿予上開股東會之召集權人,則上開股東會之召集權人自可改向A股務代表機構索取甲公司之股東名簿。


(經濟部104、1、26經商字第10402004500號函)
 
經濟部函釋公司採董監事候選人提名制度,召開股東會時,如同時列有董監事選舉議案及修正章程變更董監事人數議案,新修章程於下一次股東會進行

本部94年11月30日經商字第09402426290號令:「公司召開股東會,如同時列有董監事選舉議案及修正章程變更董監事人數議案時,董監事應選名額,應依下列情形判斷:(一)公司依公司法第192條之1或第216條之1規定,採董監事候選人提名制度,不問是否依同法第177條之1規定,採行書面或電子方式行使表決權,均以公告時已生效章程之董監事人數為準。……」所謂「修正章程變更董監事人數議案」之「變更」,包含增加及減少董監事人數之情形。至於股東會新修正通過之章程(變更董監事人數),應於下一次股東會進行改選或補選時,始有適用。


(公司法第192之1條、103年12月09日經商字第10302146130號函)
 
經濟部函釋第1 屆董事會得票最多之董事未出席董事會,可依公司法第208 條第3 項規定之法意,由出席董事於會議開始時互選1人擔任主席,以利開會

一、按「公司法第203 條第1 項前段規定:『董事會由董事長召集之』。
同法第 208 條第3 項規定,董事長對內為股東會、董事會及常務董事會主席,對外代表公司。是以, 董事會由董事長召集,自以董事長擔任董事會主席。同理,公司法第203 條第1 項後段規定:『但每屆第1 次董事會,由所得選票代表選舉權最多之董事召集之』。每屆第1 次董事會,自以該所得選票代表選舉權最多之董事召集並擔任董事會主席,因此,公司尚不得以章程訂定由董事互推1 人擔任該次董事會主席」。前經本部98 年7 月22 日經商字第09802096480 號函釋在案。
二、復按公司法第205 條第1 項規定:「董事會開會時,董事應親自出席。但公司章程訂定得由其他董事代理者,不在此限」。是以,於公司每屆第一次董事會開會時,所得選票代表選舉權最多之董事已親自出席之情形,於適用前開函稱:「以該所得選票代表選舉權最多之董事召集並擔任董事會主席」,尚無疑義。惟於所得選票代表選舉權最多之董事未親自出席亦未委託其他董事代理出席之情形,因未親自出席之董事本即不可能擔任會議主席,而攸關公司持續經營的每屆選舉後之第一次董事會,尤不宜無端延宕,則可依公司法第208 條第3 項規定之法意,或參照內政部頒訂之「會議規範」, 由出席董事於會議開始時互選1 人擔任主席,以利召開董事會。本案補充本部98 年7 月22 日經商字第09802096480 號之函釋。


(公司法第203條、103年09月17日經商字第10302423460號函)
 
股東提名董事候選人之審查權專屬於董事會(或其他股東會召集權人),除有公司法第192條之1第5項得不列為董事候選人名單情事外,其餘符合該項規定

一、按公司法第192條之1立法旨趣係鑒於上市、上櫃等公開發行公司之股東人數眾多,為健全公司發展並保障股東權益,推動公司治理,宜建立董事候選人提名制度,俾供股東就董事候選人名單進行選任,以強化股東參與公司營運事宜,先為敘明。
二、復按公司法第192條之1第5項規定:「董事會或其他召集權人召集股東會者,對董事被提名人應予審查,除有左列情事之一者外,應將其列入董事候選人名單:一、提名股東於公告受理期間外提出。二、提名股東於公司依第165條第2項或第3項停止股票過戶時,持股未達百分之一。三、提名人數超過董事應選名額。四、未檢附第4項規定之相關證明文件」;同條第7項規定:「公司應於股東常會開會40日前或股東臨時會開會25日前,將董事候選人名單及其學歷、經歷、持有股份數額與所代表之政府、法人名稱及其他相關資料公告,並將審查結果通知提名股東,對於提名人選未列入董事候選人名單者,並應敘明未列入之理由」。是以,股東提名董事候選人之審查權專屬於董事會(或其他股東會召集權人),除有公司法第192條之1第5項得不列為董事候選人名單情事外,其餘符合該項規定之提名議案,董事會均應列入董事候選名單。至於董事會對提名人選未列入董事候選人名單者,應依公司法第192條之1第7項規定所定期限告知提名股東。
三、又依公司法第192條之1第6項規定:「審查董事被提名人之作業過程應作成紀錄,其保存期限至少為1年。但經股東對董事選舉提起訴訟者,應保存至訴訟終結為止」。準此,具體個案,公開發行公司採行董事候選人提名制度時如不當排除小股東合法提出董事候選人名單,事涉私權爭執,宜由司法機關認定處理。


(103.03.26 經商字第10302406060號函)
 
其他相關證明文件釋疑

按金融監督管理委員會證券期貨局103年3月20日證期(發)字第1030006078號函以:「為使具提名權之股東均有公平提名機會,並落實董事候選人提名制度,針對公司法第192條之1第4項『其他相關證明文件』之規定,宜採限縮解釋:應指與公司法第192條之1第4項所明定之被提名人姓名、學歷、經歷、當選後願任董事之承諾書、無第30條規定情事之聲明書、被提名人為法人股東或其代表人者應檢附該法人股東登記基本資料及持有之股份數額證明文件,以及法令所明定要求之資格條件(如公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法第2條及第3條規定等)等有關之證明文件,而非由公司任意增加其他資格條件之證明文件。」請依金融監督管理委員會證券期貨局意見辦理。


(103.03.31 經商字第10302023700號函)
 
董事查閱抄錄公司章程簿冊得個別為之

按「董事乃董事會之成員,且董事會就其權限言,對公司有內部監察權,為使 內部監察權奏效,身為董事會成員之董事,如為執行業務上需要,依其權責自有查閱、抄錄公司法第210條第1項章程、簿冊之權。」「董事為執行業務而依其權責自有查閱或抄錄公司法第210條第1項有關章程、簿冊之權,公司尚不得拒絕之。「如公司係將股東名簿備置於股務代理機構者,亦同依上開規定辦理。」前經本部76年4月18日商字第17612號函、94年7月5日經商字第09409012260號函、97年6月6日經商字第09702069420號函釋在案。準此,董事為執行業務上需要,依其權責查閱、抄錄公司法第210條第1項章程、簿冊時,得個別為之,毋庸經董事會決議。如公司章程、簿冊係由公司之受任人(例如股務代理機構)管理者,董事自得於受任人之處所為之。


(102.06.13經商字第10200063220號函)
 
有關詢問抄錄公司股東名冊相關問題

一、公司法第163條及第165條規定,股份有限公司採股份自由轉讓原則,股份有限公司股東持有股份之轉讓,僅須按法定程序向公司辦理過戶手續即可,無庸向主管機關申請登記。故就公司股東名冊部分,依公司法第210條規定,係由公司股東或公司債權人檢具利害關係證明文件,指定範圍,向公司請求抄錄。其中「利害關係證明文件」係指能表明自己身分並與公司間有利害關係之證明文件;「指定範圍」乃指股東及公司債權人指定與其有利害關係之範圍(本部92年6月16日商字第09202119150號函參照)。
二、另就公司董事及監察人部分,依公司法第218條規定監察人本得隨時查核公司簿冊文件,故股東名冊自屬監察人得查閱抄錄之範圍;又董事會就其權限言,對公司有內部監查權,為使內部監查權奏效,身為董事會成員之董事,如為執行業務上需要,依其權責自有查閱、抄錄股東名冊之權(本部94年7月5日經商字第09409012260號函參照),特予敘明。


(101.07.17經商字第10102090690號函)
 
股東會普通決議為因應某些重要事項,將出席權數或表決權數門檻提高,於法尚無不許

按公司法第174條規定:「股東會之決議,除本法另有規定外,應有代表已發行股份總數過半數股東之出席,以出席股東表決權過半數之同意行之。」但若股份有限公司為因應某些重要事項而將股東會普通決議之出席權數或表決權數門檻提高,於法尚無不許,本部100年2月23日經商字第10002403260號函參照。

(104.07.29 經商字第10402418440號)
 
不宜以章程提高假決議之出席股數及表決權數

假決議係因應股東會出席股權及表決權數不足之權宜措施,又假決議之立法原意,係鑒於股東會開會不易,而又屬普通決議,自得依此法解決,為免實務執行運作困難,仍宜維持現行假決議規定,不宜以章程提高假決議之出席股數及表決權數。

(104.07.29 經商字第10402418440號)